Como desenvolver reuniões eficazes na minha empresa

Nas empresas, há uma doença endêmica que afeta todos igualmente: "reunionitis". A perda de produtividade causada pelas horas investidas em reuniões é um dos aspectos que mais preocupam as equipes de gestão. De acordo com nossa experiência, é necessário aplicar uma metodologia para garantir que as reuniões sejam produtivas: liderança, rigor e comprometimento Se você deseja realizar reuniões eficazes em sua empresa, leia atentamente as etapas a seguir.

Passos a seguir:

1

Pense se a reunião é realmente necessária, bem como quem deve comparecer de maneira essencial. Para saber se a reunião pode ser evitada, defina seus objetivos com clareza e precisão e avalie se você pode esperar.

2

Envie a chamada com a ordem do dia de maneira documentada. Defina a hora de início e fim. É necessário que todos os participantes conheçam os tópicos que serão discutidos. Recomendamos que você leia o seguinte artigo sobre como lembrar as pessoas de participar de uma reunião.

3

Tente garantir que todos os participantes preparem a reunião adequadamente antes de começar. Isto será conseguido enviando a chamada, como comunicamos no passo anterior.

4

Seja pontual. Comece no horário agendado. Tenha em mente, também, que o conjunto deve durar menos de uma hora e meia para não causar fadiga. Você já sabe como colocar as mesas?

5

O convocador ou quem ele designar atuará como moderador e líder da reunião. Isso deve definir diretrizes claras ao lidar com as questões do conselho, é aconselhável evitar o "caminho livre" para evitar a criação de dispersão entre os participantes.

6

Evite todos os tipos de interrupções. Seja avisado com antecedência: telefones externos, telefones, ...

7

Não lide com questões fora da agenda.

8

Respeite as intervenções dos outros. Pratique a escuta ativa e seja concreto. Portanto, evite polêmicas absurdas ou questões pessoais a todo custo.

9

Registre a reunião e envie-a entre 24 e 48 horas, salvo acordo em contrário. Neste você tem que escrever as conclusões que foram claras na sessão . Isso encorajará os trabalhadores, que darão às reuniões um status e importância relevantes.

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