Como organizar a documentação financeira de uma empresa

Uma organização correta da documentação financeira é um fator determinante no bom funcionamento de qualquer empresa. E, além disso, para gerenciar de maneira otimizada os recursos econômicos, é essencial controlar diariamente os documentos contábeis, para estar ciente de todas as transações e resolver rapidamente os problemas de liquidez que possam surgir. É também muito importante a nível legal, já que ter toda a documentação ordenada e atualizada pode facilitar o cumprimento das obrigações legais e evitar possíveis problemas e reclamações por parte do Estado. No artigo a seguir, mostramos alguns métodos simples para organizar a documentação financeira de uma empresa .

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A chave para ter controle total da documentação está na tarefa de organizar, identificar, codificar e arquivar diariamente todos os documentos relacionados ao exercício econômico da empresa. Assim, podemos localizá-los facilmente e descartá-los quando necessário, por isso também é muito importante estar limpo e manter uma ordem ao fazer isso para evitar erros ou perda de documentos. Vamos ver, abaixo, soluções simples e práticas para a organização de documentos físicos.

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Com foco no faturamento, uma boa opção é apresentar separadamente, se houver, as faturas dos fornecedores e as faturas dos clientes. O método que podemos seguir é definir e atribuir um número contável para cada um dos fornecedores e clientes e classificar as faturas nos arquivos que contêm essa numeração. Uma maneira simples de fazer isso seria usar um arquivo diferente para clientes e fornecedores, classificando em ordem alfabética e sempre seguindo uma ordem cronológica para cada um, evitando transtornos temporários. Outra opção para completar o arquivo de fatura, seria fazê-lo usando uma tabela do excel para acompanhar as faturas que foram emitidas e recebidas, em caso de necessidade, para facilitar sua busca.

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Outros documentos contábeis importantes são aqueles que efetivam o pagamento de impostos correspondentes à atividade da empresa. O mais simples é estabelecer uma organização por tipo de impostos (IVA, IRPF, imposto sobre as sociedades, etc.) e arquivá-los seguindo este critério. É sempre muito importante arquivá-lo cronologicamente, pois isso facilitará a localização posterior do documento solicitado.

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Em relação à gestão de assuntos relacionados à equipe humana da empresa, uma alternativa eficiente é habilitar um arquivo para classificar os documentos de cada um dos funcionários. Ou seja, coletar em pastas os arquivos de cada trabalhador, como seu contrato de trabalho, folha de pagamento, benefícios, revisões médicas, etc. Você deve ser muito cuidadoso e disciplinado com esse arquivo, pois são informações que todos os funcionários da empresa não podem saber porque contêm informações confidenciais, por isso seria importante mantê-las bloqueadas ou em um local privado. Além disso, deve estar sempre disponível no caso de uma possível inspeção.

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Além de organizar bem os documentos físicos, é essencial ter uma organização adequada de todos os arquivos digitais, e uma maneira excepcional de conseguir isso é ter o serviço de um gerente de contabilidade. Será possível gerenciar todas as questões contábeis, fiscais e trabalhistas de nossos negócios, tendo as informações e ferramentas de que precisamos a qualquer momento. Desta forma, teremos todos os documentos comerciais bem localizados e ao nosso alcance.